Hotels : Et si vous concrétisiez vos dossiers BtoB avec un CRM gratuit?

 – Pour votre gestion quotidienne, vous utilisez un PMS (property management system).
– CHECK !
– Pour gérer votre distribution, vous utilisez un CM (Channel Manager).
– CHECK!
– Pour votre stratégie tarifaire, vous utilisez un RMS (Revenue Management System)
– CHECK ! (ou pas…)
– Et pour vos relations clients BtoB et MICE (Meetings, incentives, conventions & Event) ???
– Ben… euh…  Excel !

J’adore Excel, mais il ne m’a jamais prévenu de rappeler un client pour connaitre l’évolution de son besoin…
Et si vous passiez à un outil réellement efficace (et gratuit!) pour gérer vos relations avec vos clients et concrétiser vos dossiers?

Depuis que j’ai quitté le monde de l’exploitation hôtelière (pour me consacrer à l’accompagnement des hôteliers dans leurs problématiques quotidiennes et leurs projets) j’ai dû sensiblement revoir ma façon de m’organiser et de planifier mes démarches commerciales… Je me suis donc mis à la recherche d’un CRM (Customer Relationship Management ou Gestionnaire de relations clients)…
Evidemment, en début d’activité, j’ai cherché un outil efficace, facile à prendre en main et pas cher…
Et j’ai trouvé : Teamwave !
Il n’est évidemment pas le seul CRM du marché mais il présente un gros avantage : il est gratuit (pour 1 utilisateur).
Il permet de suivre ses propositions et ses prospects, gérer ses contacts et organisations (sociétés) et offre une multitudes d’options de personnalisations pour coller au mieux à vos process commerciaux. Il offre en plus des fonctions de suivi de projet et un mode collaboratif pour plusieurs utilisateurs….
A l’utilisation, je me suis dit que cet outil pourrait convenir parfaitement au suivi des dossiers BtoB d’un hôtel, qu’il s’agisse de dossiers “Groupes Affaires”, Groupes Loisirs” et encore plus pour les contrats sociétés et la commercialisation de salles de séminaires. Je souhaitais donc partager avec vous ma réflexion…
NB : Avant de poursuivre, je précise que je ne suis pas revendeur de ce CRM ni d’aucun autre, je tiens simplement à partager mon opinion d’utilisateur et l’application que j’y vois pour les hôteliers…

1. Une interface visuelle

TeamWave propose une interface très visuelle de l’état d’avancement de vos dossiers
Vous visualisez parfaitement l’état de vos dossiers par stade d’avancement, et cela vous permet d’agir là où cela est nécéssaire pour les relancer et les concrétiser.  De plus les différents “stades” (option, propo envoyée, etc) sont entièrement personnalisables pour s’adapter à vos méthodes.
Il existe une vue “Timeline”, qui vous permets de voir, par mois, le chiffre d’affaires prévisionnel en fonction de la date de clôture du dossier

2. Concentrez-vous sur la prochaine action

L’utilisation d’un CRM vous permets de planifier les actions suivantes à entreprendre avec votre client :
– Vous avez posé une option au 2 décembre?
– Teamwave pourra vous rappeller de prendre contact avec votre client à cette date.
– La société que vous venez de démarcher n’a pas de besoins actuellement mais prévoit une évolution des ses besoins en septembre 2017?
– Un rappel vous sera envoyé en aout 2018.
Ces rappels à courte ou longue échéances vous permettent de mener vos actions au bon moment et de tenir vos engagements envers vos clients.
Ces activités vous sont présentées dès votre connexion, vous savez ainsi vous concentrer sur ce que vous avez à faire…
  NB :Dans la vue “pipeline” (par stade d’avancement), une icône vous indique qu’il n’y a aucune action planifiée sur le dossier, une manière efficace de planifier vos actions.

3. Une boite de réception intelligente

Il vous suffit de transférer un e-mail à votre CRM pour qu’il l’enregistre et le lie avec le contact concerné (si il n’existe pas, n nouveau contact sera automatiquement créé!). Cette fonctionnalité vous permettra d’enregistrer vos échanges en un seul endroit (fini, les recherches Outlook!)

4. Il s’intègre dans vos autres outils

L’application se synchronise avec votre agenda, contacts et votre drive Google, vos contacts Mailchimp et vos fichiers Dropbox.
En conclusion, dans un hôtel comme ailleurs, les relations que vous entretenez avec vos clients méritent un suivi attentif et le respect de vos engagements. Avoir le bon outil peut certainement être un avantage pour vous permettre de mieux vous organiser et mieux piloter votre activité, sur le court et le long terme.

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